Asiakirjoissa olevaa tietoa voidaan ratkaisuillamme hakea tallennettavaksi usealla eri tavalla: Puoli- tai kokonaan automatisoidusti, tai syöttää käsin.

Käsin syöttäminen on hitainta, mutta siinä avustaa Tiedon tarkistaminen – kohdassa mainitut menetelmät joilla annettu tieto tarkistetaan jos se on tarkistettavissa.

Puoliautomatisoidussa haussa käyttäjä ”maalaa” hiirellä näytöllä olevasta asiakirjan kuvasta halutun tiedon ja osoittaa hiiren kursorilla sitä tietokenttää mihin ”maalattu” tieto halutaan, jolloin tieto luetaan asiakirjasta ja viedään osoitettuun tietokenttään odottamaan tarkistusta.

Automatisoidussa haussa käytetään joko asiakirjan kuvasta muodostettua tekstitiedostoa josta haetaan sen sisällöstä määritelyn mukaisia merkkijonoja (kts. Tiedon tarkistamisesta), tai käytetään aiemmin määriteltyjä asiakirjassa olevan tiedon koordinaatteja joiden sisältämän alueen teksti luetaan (”OCR”) ja viedään määriteltyyn tietokenttään odottamaan tarkistusta. Eri tietokenttien koordinaatit voidaan määritellä erillisellä työkalulla, tai yhdistämällä puoliautomaattisen tallennuksen yhteydessä syntyviä eri tietokenttien koordinaatteja tietokenttiin, jolloin koordinaattien määrittely tapahtuu sitä mukaa kun tietokenttiä ”maalataan” hiirellä.

Automatisoitu haku asiakirjan kuvasta edellyttää että asiakirjasta on ensin löytynyt jokin yksilöivä tunniste jolla asiakirja tunnistetaan (esim. laskussa laskuttajan y-tunnus tai IBAN) jotta järjestelmä osaa käyttää oikeita koordinaatteja. Jos tällaista yksilöivää tunnistetta ei ole, joutuu käyttäjä kertomaan järjestelmälle asiakirjakohtaisesti mikä asiakirja on kyseessä, minkä jälkeen järjestelmä voi itsekseen tehdä haut.

Automatisoidun haun hyvän lopputuloksen aikaansaamiseksi tulee asiakirja olla laadukkaasti skannattu, opastamme mielellämme myös skannausasioissa.